Adeguata verifica della clientela
VerificaAdeguata tiene insieme identificazione, titolare effettivo, profilo di rischio e documenti in un unico fascicolo per cliente. Quando qualcuno chiede conto di una valutazione, la motivazione e la data sono ancora lì.
Il problema
Lunedì mattina, nuovo incarico. Il cliente arriva con la visura camerale e la carta d'identità, tu apri il modulo di adeguata verifica, compili i dati anagrafici, spunti il rischio basso, fai una copia del documento e infili tutto nella cartella della pratica. Venti minuti e l'adempimento è fatto. Poi la consulenza entra nel vivo e quel foglio resta fermo alla data in cui è stato firmato.
Passano otto mesi. La compagine sociale del cliente cambia, entra una holding, il titolare effettivo indicato nel modulo non è più quello reale. Nessuno se ne accorge, perché il fascicolo non ha una data di riesame e nessuno in studio ha il compito formale di riaprirlo. Nel frattempo la stessa società chiede una seconda prestazione, che qualcuno tratta come operazione a sé stante e documenta daccapo, con criteri leggermente diversi da quelli usati dal collega.
Poi arriva il momento in cui il fascicolo va mostrato: un controllo, una richiesta dell'ordine professionale, l'aggiornamento annuale dell'autovalutazione del rischio, o semplicemente un collega che subentra nella pratica. Bisogna ricostruire a ritroso chi ha verificato cosa e perché quel cliente era stato classificato a rischio basso. Le prove esistono, ma sono sparse fra cartelle di rete, allegati di posta e faldoni, e la motivazione della valutazione non è mai stata scritta da nessuna parte.
La soluzione
VerificaAdeguata mette l'adeguata verifica della clientela dentro un flusso unico: apri il fascicolo quando conferisci l'incarico, raccogli i dati identificativi, ricostruisci la catena della titolarità effettiva allegando le prove, assegni il profilo di rischio e scrivi perché lo hai assegnato. Ogni passaggio resta datato e attribuito alla persona che lo ha svolto, così la pratica non dipende più dalla memoria di chi l'ha seguita.
Da quel momento il fascicolo continua a vivere. Le prestazioni successive si agganciano al rapporto continuativo già aperto invece di ripartire da zero, le scadenze del riesame periodico compaiono in un unico scadenzario e i documenti superati non vengono sovrascritti ma affiancati alla versione nuova. Quando serve mostrare il lavoro fatto, il fascicolo esce completo, in ordine cronologico e con gli allegati al posto giusto.
Registri il cliente, l'esecutore e l'eventuale rappresentante, acquisisci il documento di identità con la sua scadenza e definisci scopo e natura della prestazione professionale. Il fascicolo nasce già collegato alla pratica, non su un foglio separato.
Risali all'assetto proprietario livello per livello, alleghi visure, statuti e dichiarazioni, poi assegni il profilo di rischio rispondendo ai criteri su cliente, prestazione, area geografica e canale. La motivazione viene scritta subito, finché il ragionamento è fresco.
Il fascicolo entra nell'archivio con data di acquisizione e autore di ogni inserimento, e ti richiama alla data di riesame che hai fissato. Alla richiesta di un controllo lo esporti in un unico PDF indicizzato, con cronologia delle valutazioni.
Funzionalità
Ogni funzione nasce da un passaggio reale del mestiere, non da un elenco di caselle da spuntare.
Raccogli in una scheda sola i dati del cliente, dell'esecutore e del rappresentante, con estremi del documento, scadenza e modalità con cui hai verificato l'identità. Ogni dato resta legato alla fonte da cui è stato ricavato.
Ricostruisci l'assetto proprietario livello per livello, allegando visure, statuti e atti. Il fascicolo conserva il percorso logico che porta al titolare effettivo, non soltanto il nome scritto alla fine.
Valuti cliente, prestazione, area geografica e canale con un questionario che resta agganciato al punteggio finale. La motivazione della classe di rischio è leggibile anche a distanza di anni, insieme a chi l'ha firmata.
Il livello di adeguata verifica discende dal profilo assegnato e porta con sé l'elenco degli adempimenti che richiede. Se il rischio sale, il fascicolo chiede espressamente i documenti aggiuntivi prima di considerarsi completo.
Ogni fascicolo ha una data di riesame e segnala i documenti in scadenza o i profili da rivedere. Le prestazioni successive si collegano al rapporto continuativo già aperto invece di generare pratiche doppie.
Documenti e valutazioni restano archiviati con la data di acquisizione e il nome di chi li ha inseriti, senza sovrascritture. Le versioni superate restano consultabili accanto a quella corrente, con il motivo della sostituzione.
Un registro interno annota chi ha aperto, modificato, riesaminato o esportato ciascun fascicolo e quando. Negli studi con più collaboratori è la differenza fra una procedura condivisa e nove modi diversi di lavorare.
Esporti in un unico PDF indicizzato l'intero fascicolo di un cliente, con indice, allegati e cronologia delle valutazioni. Lo stesso file serve a un controllo, all'ordine professionale o al collega che subentra.
Risultati
Identificazione, titolarità effettiva e valutazione del rischio si compilano in sequenza guidata, con i campi obbligatori già segnalati. Il tempo che oggi si perde a cercare quale modulo usare torna alla consulenza.
Ogni profilo di rischio porta con sé le risposte che lo hanno determinato, la data e il nome di chi ha deciso. Davanti a una domanda scomoda non si risponde a memoria, si mostra il ragionamento scritto quel giorno.
Titolari, collaboratori e praticanti seguono lo stesso percorso e gli stessi criteri di valutazione. Le pratiche restano confrontabili fra loro e il referente antiriciclaggio vede subito quali fascicoli sono incompleti.
Quando arriva una richiesta di documentazione non serve ricostruire nulla a ritroso: il fascicolo è già ordinato, datato e completo di allegati. Si consegna quello che esiste, non quello che si riesce a rimettere insieme.
Prova sociale
Scenari d'uso rappresentativi del profilo dei nostri utenti target.
Prima l'antiriciclaggio era una cartella di moduli firmati e mai più aperti. Adesso ogni cliente ha un fascicolo con la data di riesame, e quando la compagine sociale cambia lo vedo dallo scadenzario. La parte che mi ha convinto è la motivazione del rischio scritta subito, invece che ricostruita a settembre dell'anno dopo.
Nel mio lavoro la ricostruzione del titolare effettivo va documentata passaggio per passaggio, non riassunta in una riga. Qui ogni livello societario ha il suo allegato e resta agganciato al fascicolo. Se un atto viene ripreso a distanza di anni, ritrovo esattamente le visure che avevo consultato allora.
Siamo sei professionisti e ognuno valutava il rischio a modo suo. Con un unico questionario e un unico archivio le pratiche sono finalmente confrontabili. In dieci minuti vedo quali fascicoli sono incompleti e chi deve chiuderli, senza fare il giro delle scrivanie.
Prezzi
29 euro al mese
per chi lavora da solo e segue in prima persona ogni fascicolo
69 euro al mese
per chi ha collaboratori e vuole la stessa procedura per tutti
149 euro al mese
per studi associati e più sedi con un referente antiriciclaggio
Prezzi per studio, IVA esclusa, con canone mensile senza costi di attivazione. Il software organizza e conserva la documentazione: la valutazione resta una responsabilità del professionista.
Domande frequenti
Il D.lgs. 231/2007 individua fra i soggetti obbligati diverse categorie di professionisti, fra cui dottori commercialisti ed esperti contabili, consulenti del lavoro, notai e avvocati quando svolgono determinate attività, revisori legali e società di revisione. L'obbligo scatta al conferimento dell'incarico e, in alcuni casi, anche per operazioni occasionali. VerificaAdeguata non decide se lei rientra fra i soggetti obbligati: le dà uno strumento per documentare correttamente gli adempimenti una volta stabilito che è tenuto a svolgerli.
No, e sarebbe un errore se lo facesse. Il questionario propone un punteggio a partire dalle risposte che lei dà sui criteri relativi al cliente, alla prestazione, all'area geografica e al canale, ma la classe di rischio finale resta una sua decisione, che può confermare o modificare. Quello che il sistema garantisce è che la decisione sia scritta, datata, attribuita a una persona e ricostruibile: la valutazione resta professionale, la tracciabilità diventa automatica.
Ogni documento e ogni valutazione entrano nell'archivio con la data di acquisizione e il nome dell'utente che li ha inseriti, e non vengono sovrascritti: quando un documento viene sostituito, la versione precedente resta consultabile accanto a quella nuova. In questo modo il fascicolo copre l'intero arco temporale del rapporto e i termini decennali di conservazione previsti dalla normativa, e potete dimostrare non solo che cosa avete oggi, ma anche che cosa avevate allora.
Sì. Nella maggior parte degli studi il punto di partenza è un elenco clienti in foglio di calcolo più cartelle di documenti sul server. Si importa l'anagrafica, si caricano i documenti esistenti fascicolo per fascicolo e si assegna a ciascun cliente una data di primo riesame, così la migrazione diventa anche l'occasione per capire quali posizioni sono incomplete. Nel piano Rete l'affiancamento alla migrazione è compreso nel canone.
No. La segnalazione di operazione sospetta si trasmette alla Unità di Informazione Finanziaria per l'Italia attraverso il portale che la UIF mette a disposizione, e resta un atto personale del soggetto obbligato. VerificaAdeguata vi aiuta nella fase che viene prima: raccogliere gli elementi, annotare le anomalie rilevate su un fascicolo e conservare la documentazione a supporto della decisione presa, compresa la scelta motivata di non segnalare.
L'autovalutazione riguarda lo studio nel suo complesso, non il singolo cliente, e resta un documento che il professionista redige e approva. VerificaAdeguata fornisce la base di partenza: la distribuzione dei fascicoli per classe di rischio, i tipi di prestazione svolte, le posizioni sottoposte a verifica rafforzata e lo stato dei riesami. Sono i numeri reali del vostro studio, estratti dai fascicoli, non stime generiche.
I dati sono conservati su server situati nell'Unione europea e l'accesso è regolato dai ruoli che assegnate voi: chi può aprire un fascicolo, chi può modificarlo, chi può esportarlo. Ogni accesso e ogni modifica restano nel registro delle attività. Trattandosi di dati di clientela coperti anche da obblighi di riservatezza professionale, non condividiamo le informazioni con terzi e non le utilizziamo per finalità diverse dall'erogazione del servizio.
Per aprire il primo fascicolo bastano pochi minuti, perché il percorso guidato segue l'ordine con cui i dati arrivano davvero in studio. Il lavoro vero è decidere il questionario di rischio e i criteri che volete usare tutti allo stesso modo: di solito è una riunione di un'ora fra i titolari. Da lì in avanti i fascicoli nuovi nascono già completi e quelli vecchi si allineano man mano che le pratiche si riaprono.
Dal blog
Identificazione, titolare effettivo, scopo della prestazione, profilo di rischio e conservazione: il percorso completo dell'adeguata verifica in studio.
Dal documento di identità alle prove sulla titolarità effettiva: la checklist dei documenti che rendono completo il fascicolo antiriciclaggio del cliente.
Fermarsi al primo livello societario, fidarsi della sola dichiarazione del cliente, non aggiornare la compagine: gli errori più frequenti e come correggerli.
Contatto
Raccontateci quanti clienti seguite, quali categorie di prestazioni svolgete e come tenete oggi la documentazione antiriciclaggio. Vi rispondiamo con una demo costruita su un fascicolo simile ai vostri, non con una presentazione generica. Se avete già un elenco clienti da importare, ditecelo: guardiamo insieme come farlo entrare senza riscrivere tutto.
Preferisci scrivere direttamente? L'indirizzo è jimenezjulien42@gmail.com. Rispondiamo entro due giorni lavorativi.